Als je iemand zou vragen wat hij vóór 2020 van videoconferenties vond, zou je waarschijnlijk zeer dit soort antwoorden gekregen: “Ik ben niet heel enthousiast”; “Ik gebruik het niet echt veel”; “Ik vergader liever gewoon op kantoor”.
Tegenwoordig maken videoconferenties het grootste deel van onze werkdagen uit. Zinnen als “je staat op mute” kennen we inmiddels allemaal. We zijn allemaal gewend geraakt aan haperende internetverbindingen, katten die voor de camera lopen, kinderen die de kamer in rennen en postbodes die aanbellen.
Toch verandert deze praktijk dagelijks, en om klaar te zijn voor de toekomst, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat we de basis goed hebben.
In deze blog leggen we de basisprincipes van videoconferenties uit en hoe je goed van start kunt gaan. Ook bespreken we enkele voordelen van videoconferenties en hoe ze jouw bedrijf kunnen helpen.
Wat is videoconferentie?
Videoconferencing is een technologie waarmee twee of meer mensen elkaar tijdens een videogesprek tegelijkertijd kunnen zien en horen. Deze technologie wordt vaak gebruikt voor zakelijke vergaderingen, maar kan ook om persoonlijke redenen worden gebruikt, zoals contact houden met familie en vrienden.
Videoconferenties kunnen worden gehouden via een computer of telefoon, en omvatten vaak functies als chat, het delen van bestanden en whiteboarding – maar ook gewone telefoongesprekken. Deze samenvoeging van hulpmiddelen in één software wordt Unified Communications (UC) genoemd.
Hoe werkt videoconferencing?
Zoals gezegd is videoconferentie technologie een van de belangrijkste hulpmiddelen voor succesvol werken op afstand. Met deze technologie kunt je de mensen met wie je werkt in realtime zien en spreken, met nauwelijks vertraging en ongeacht de locatie – je hebt alleen een internetverbinding nodig.
Er zijn een paar verschillende manieren om effectief een videoconferentie te houden. De meest gebruikelijke manier is het gebruik van een webcam en een oplossing zoals Microsoft Teams of WebEx.
Welke manier je ook kiest, er zijn een paar dingen die je moet weten om videoconferenties goed te laten werken:
- Zorg voor een goede internetverbinding
- Zorg dat alles op jouw computer goed is ingesteld
- Zorg voor een rustige omgeving
- Zorg dat je gepast gekleed bent
- Zorg ervoor dat je je bewust bent van je omgeving
Voor- en nadelen van videoconferenties
Er zijn veel voordelen aan het gebruik van videoconferenties voor vergaderingen in plaats van traditionele persoonlijke vergaderingen.
Videoconferencing is bijvoorbeeld betaalbaarder dan mensen in te vliegen voor een vergadering. Ook kunnen mensen overal ter wereld aan vergaderingen deelnemen, wat heel prettig is voor mensen die reizen of thuiswerken.
Een ander voordeel is dat het productiever is dan traditionele persoonlijke vergaderingen. Dit komt omdat mensen elkaar gemakkelijker kunnen zien en informatie kunnen delen dan bij persoonlijke vergaderingen.
Er zijn een paar nadelen aan het gebruik van deze technologie. Een daarvan is dat het moeilijk kan zijn om iedereen in de vergadering te horen. Dit geldt vooral als iedereen tegelijk praat, er achtergrondlawaai is of als iemand te zacht praat.
Een ander nadeel is dat het moeilijk kan zijn om iedereen in de vergadering te zien. Dit kan een probleem zijn als iemand in een donkere of slecht verlichte ruimte zit.
Tot slot is het vermeldenswaard dat het soms lastig te gebruiken kan zijn in hybride omgevingen waar een deel van de deelnemers in de zaal zit en een ander deel op afstand deelneemt. Het is dan meer een uitdaging om iedereen te betrekken en goede balans te vinden tussen de deelnemers die aanwezig zijn en de deelnemers die op afstand deelnemen.
Hoe kiest je de juiste videoconferentie oplossing voor jouw bedrijf?
Het kiezen van de juiste videoconferentie oplossing voor jouw bedrijf kan een uitdagende taak lijken. Met zoveel beschikbare opties lijkt het moeilijk om te weten waar je moet beginnen. Hier volgen vier tips om je te helpen de juiste oplossing voor jouw behoeften te kiezen.
Weet wat je nodig hebt
Voordat je de juiste oplossing kunt kiezen, moet je weten waarvoor je deze nodig hebt. Bent je op zoek naar een manier om in contact te komen met werknemers op afstand? Of om online vergaderingen te houden? Als je weet waarvoor je de oplossing nodig hebt, kun je gericht kiezen.
Bepaal jouw budget
Een andere belangrijke factor bij het kiezen van een oplossing is het budget. Sommige oplossingen zijn duurder dan andere, dus zoek naar een oplossing die binnen jouw budget past.
Kies een gebruiksvriendelijk platform
Het laatste wat je wilt is een oplossing die moeilijk te gebruiken is. Kies een platform dat gemakkelijk te navigeren en te begrijpen is. Dit maakt het voor jouw medewerkers gemakkelijker om de oplossing te gebruiken, bespaart hen tijd en zorgt voor dat ze de oplossing maximaal gaan benutten.
Denk aan de functies die je nodig hebt
Ten slotte moet je de functies van de verschillende oplossing in overweging nemen. Elk platform biedt verschillende functies, dus je moet er een vinden die alles biedt wat je nodig hebt op basis van jouw bedrijfsbehoeften.
Maak optimaal gebruik van videoconferenties
Videoconferenties zijn een blijvertje. Het is een makkelijke manier om de communicatie en samenwerking tussen medewerkers te verbeteren, het kan tijd en geld besparen.
Heb je naar aanleiding van deze blog nog vragen, neem dan contact met ons op!
