Virtueel samenwerken? Tegenwoordig is dat een hele gebruikelijke werkwijze geworden. Bij virtuele teams zitten de teamleden op verschillende locaties en werken ze samen via digitale communicatiemiddelen. Microsoft Teams is een van de bekendste tools geworden om deze nieuwe vorm van samenwerken mogelijk te maken. Begrijpelijk, want de voordelen van Microsoft Teams zijn groot.
Voordelen voor Microsoft Teams
1. Communiceer real-time
Een van de meest waardevolle voordelen van Microsoft Teams voor virtuele teams is de mogelijkheid tot real-time communicatie. Via chatberichten, audio- en video-oproepen kunnen teamleden direct met elkaar communiceren, of je nu op korte afstand van elkaar zit, of kilometers van elkaar vandaan. Dit versnelt de besluitvorming en maakt het gemakkelijk om vragen te stellen, feedback te geven en problemen op te lossen zonder dat hiervoor een fysieke vergadering voor gepland hoeft te worden.
2. Samenwerken in documenten
Microsoft Teams is geïntegreerd met andere Microsoft Office 365-apps zoals Word en Excel. Dit is heel handig wanneer je samen wilt werken in documenten. Ook kun je wijzigingen bijhouden en opmerkingen plaatsen in eenzelfde document. De tijden dat je steeds weer mails met nieuwe versies moest rondsturen liggen dus achter ons. En daarmee voorkom je dus ook dat er verwarring ontstaat over welke versie van een document nu de meest recente is. Ook hierbij zijn de voordelen van Microsoft Teams dus groot!
3. Geïntegreerde agenda
Vind jij de Outlook agenda ook zo handig, bijvoorbeeld bij gespreksafhandeling? Dan is het fijn om te weten dat je deze agenda heel makkelijk kunt integreren in Teams. Hierdoor kunnen teamleden simpel vergaderingen plannen, uitnodigingen rondsturen of deelnemers uitnodigen via één platform. Dat maakt het coördineren van alle acties dus ook een stuk simpeler.
4. Veilig bestanden delen
Online kunnen samenwerken is prettig, maar een goede beveiliging daarbij is van groot belang. Je wil niet dat vertrouwelijke informatie gevonden of gedeeld wordt door derden. Beveiliging is daarom extra belangrijk bij virtuele teams. Een van de Microsoft Teams voordelen is dat Teams een veilige omgeving biedt voor het opslaan en delen van bestanden, via Microsoft OneDrive of SharePoint. Ook heb je de mogelijkheid om voor verschillende gebruikers verschillende toegangsrechten te gebruiken. Zo weet je zeker dat je bestanden zo goed mogelijk beveiligd zijn.
5. Veel flexibiliteit
Wanneer je met een grote groep teamleden werkt aan een bepaald project, is het handig wanneer ieder op zijn eigen manier aan de slag kan. Dit kan heel gemakkelijk in Microsoft Teams omdat er veel keuze is in geïntegreerde applicaties. Er kunnen bijvoorbeeld to-dolijstjes bijgehouden worden in Excel, notulen direct in de call, maar ook afbeeldingen kunnen worden verzameld in bijvoorbeeld OneDrive. Ook wanneer je als groep aan verschillende projecten samenwerkt, kan dit erg handig zijn. De koppeling met het Klant Contact Centrum is ook erg handig, omdat je direct vanuit Teams alle benodigde vervolgacties kunt vastleggen, uitvoeren en uitzetten.
6. Krijg toegang op afstand
Zijn dat alle voordelen van Microsoft Teams? Zeker niet! Een ander voordeel van Microsoft Teams is dat het toegang op afstand mogelijk maakt. Als teamlid heb je altijd en overal toegang tot Teams vanaf vrijwel elk apparaat. Zo wordt het nog gemakkelijker om thuis te werken, maar ook als je onderweg bent.
7. Knoop alles aan elkaar vast
Teams biedt niet alleen de mogelijkheid om andere applicaties van Microsoft te integreren. Ook andere applicaties, zoals spraakmogelijkheden zoals Microsoft Teams Operator Connect, kunnen namelijk vaak gemakkelijk geïntegreerd worden. Maar denk ook aan samenwerkingstools zoals Slack en Trello. Zo kun je alle applicaties op een plek met elkaar verbinden en de mogelijkheden van al die verschillende applicaties in jouw voordeel gebruiken.
Voordelen Microsoft Teams optimaal benutten
Wil je de voordelen van Microsoft Teams optimaal benutten? Zorg er dan voor dat je Teams niet gebruikt als een simpele, losse applicatie, maar ga op zoek naar de verbinding met andere applicaties. Op deze manier breng je de sterkste kanten van alle applicaties samen op een plek. Teams is dus meer dan een simpele app om online te kunnen overleggen: het is een krachtige tool die bijdraagt aan optimaal samenwerken op afstand.
