Microsoft Teams is een van de meest geavanceerde applicaties voor samenwerken en sluit feilloos aan bij het platform van Microsoft 365. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt en wat je ermee kunt doen.
Microsoft Teams begrijpen
Om Microsoft Teams optimaal te gebruiken en de werkwijze binnen je organisatie te optimaliseren is het van belang om goed te begrijpen hoe Microsoft Teams werkt en wat de mogelijkheden zijn. In dit artikel geven we je uitleg over de werking van de applicatie.
Microsoft Teams
Wat is Microsoft Teams precies? Microsoft Teams is een applicatie binnen het Office 365 platform dat efficiënt en effectief samenwerken tussen jouw medewerkers faciliteert en daarmee de productiviteit van sterk kan verbeteren. Het zorgt er namelijk voor dat er door iedereen in hetzelfde systeem wordt gewerkt. Ook verbetert het de onderlinge communicatie. Zo kunnen documenten gemakkelijk met het team gedeeld worden en hoeven deze niet meer eindeloos heen en weer gemaild te worden, met het risico dat sommigen misschien niet in de laatste versie werken. Een belangrijk kenmerk daarbij is dat Microsoft Teams ook werkt vanaf mobiele apparaten en dus echt altijd en overal te benaderen is. Dit maakt het een zeer interessante toepassing voor zowel het MKB als de grotere bedrijven.
De toepassingen van Teams
Omdat Teams volledig is geïntegreerd in Office 365 kun je ook gebruikmaken van de daarbij behorende applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint (en de andere toepassingen die het pakket afhankelijk van het type abonnement biedt). Teams zelf voegt dan nog applicaties toe aan de basismogelijkheden van Office 365 om het samenwerken verder te vereenvoudigen. Deze benoemen we hieronder.
Taken en gebeurtenissen overzichtelijk gepresenteerd
Bij het opstarten van Teams krijg je een overzicht van de activiteiten die binnen jouw Teams-omgeving zijn gebeurd. Zo kun je bijvoorbeeld zien of je aan een team bent toegevoegd, een oproep hebt gemist of dat er bestanden aan een teammap zijn toegevoegd. Eigenlijk dus een berichtendienst die jou up-to-date houdt van de gebeurtenissen die belangrijk zijn voor de samenwerkingsverbanden waarvan jij deel uitmaakt. En zo kun je daar sneller en efficiënter op inspelen.
Chat
Met de chatfunctie kun je binnen Microsoft Teams gemakkelijk chatten met collega’s en heb je ook de mogelijkheid om zelf een chatgroep aan te maken. Met de chat kun je online overleggen, (video)bellen en kun je bestanden met elkaar delen, net zoals je dat bijvoorbeeld in WhatsApp gewend bent. Met deze functie breng je elkaar dus snel en efficiënt op de hoogte van informatie die voor het team van belang is.
Telefonie
In deze toepassing vind je een snelkeuzelijst van personen waar je vaak contact mee hebt en kun je snel en slim je contactpersonen beheren en bellen. Ook is er een overzicht van je belgeschiedenis en kun je eenvoudig je voicemails beluisteren. Met onze Operator Connect Module breid je de basis telefonie mogelijkheden van Teams nog verder uit. Daarnaast biedt ons Microsoft Teams Contact Center ook nog eens de mogelijkheid om de standaard telefonie functionaliteiten dusdanig uit te breiden dat deze geschikt worden om als een Klant Contact Center (KCC) te functioneren. Waarbij je calls aan bepaalde medewerkers kunt toewijzen en de belgeschiedenis kunt inzien.
Agendabeheer
Door de volledige integratie van Teams in Office 365 is er ook een koppeling met Outlook. Deze applicatie exporteert al jouw vergaderingen en afspraken naar Teams waardoor je direct inzicht hebt in je agenda. Ook kun je er direct een vergadering inplannen. Zo faciliteert het een goed agendabeheer en krijgen jouw medewerkers sneller inzicht in hun time management.
Teambeheer
Misschien wel het hart van de Teams-applicatie: Het teambeheer. In dit submenu van Teams zie je een overzicht van de groepen waar je lid van bent en tot welke informatie je toegang hebt. Je kunt er de gesprekken zien die in het team hebben plaatsgevonden en hebt er toegang tot de gedeelde bestanden, die je direct kunt openen en bewerken. Zo ben je snel op de hoogte van actuele zaken en gesprekken die er in jouw team plaatsvinden.
Bestandsbeheer
Een andere core-toepassing van Teams: Het beheren, en vooral delen van jouw bestanden met andere leden van je team. Dat kan in Teams zelf, maar ook bijvoorbeeld vanuit je OneDrive-opslag, die via Office 365 natuurlijk ook aan Teams gekoppeld is.
Microsoft Teams verhoogt de productiviteit
Door de vele mogelijkheden die Teams biedt (meer nog dan de hierboven beschreven functies) wordt de samenwerking tussen collega’s en teamleden sterk verbeterd door een gemakkelijke communicatie en het eenvoudig delen van bestanden. En dat kan zowel op locatie als “remote”. Jouw medewerkers kunnen dus overal bij de bestanden en deelnemen aan team projecten.
