Vrolijk lachend zitten Janneke Hamstra van Jillis Baggerman makelaardij en Maurice Andersen van telecomspecialist Telpoint naast elkaar. Dat ze al bijna tien jaar lang een prettige zakelijke relatie hebben, is duidelijk te merken. Leverancier Gamma Communications maakt de samenwerking compleet. De lijntjes van die driehoek zijn superkort.
De samenwerking tussen Telpoint, dé telecomspecialist uit Ede, en Jillis Baggerman makelaardij uit Bennekom, begon ongeveer tien jaar geleden met een mail. “We benaderden een aantal regionale bedrijven met de vraag of we iets voor ze konden betekenen”, zegt Maurice Andersen, consultant bij Telpoint.
Op die vraag kwam een ‘ja’ van Jillis Baggerman makelaardij en collega Estaete hypotheken & verzekeringen. De eerste belangrijke stap die samen met Telpoint werd gezet, was het afsluiten van abonnementen voor de mobiele telefoons van medewerkers. Janneke Hamstra, office manager van Jillis Baggerman makelaardij en Estaete hypotheken & verzekeringen, is zeer tevreden met hoe Telpoint dat sindsdien oppakt. “Ze regelen het gewoon voor ons. Wanneer er een verlenging aankomt, stuurt Maurice mij een berichtje. En als we er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker bij krijgen, dan bel of mail ik hem en wordt het meteen opgelost.”
CRM-integratie zorgt voor betere Customer Experience
Ruim een jaar later vond het grootste gezamenlijke project plaats: nieuwe vaste telefonie. Janneke: “Ons systeem was verouderd en ook de telefoons zelf moesten worden vervangen. De samenwerking met Telpoint beviel goed, dus die keuze was makkelijk. Maurice stelde voor om Gamma Communications er als leverancier bij te betrekken.”
Telpoint regelde een overstap naar een hosted voice over IP-oplossing; Gamma Horizon. Een flinke overstap, vertelt Janneke. “Onze vaste telefooncentrale werd vervangen door een cloud oplossing. Toestellen melden zich nu aan via onze beveiligde internetverbinding. We kregen daarnaast allerlei nieuwe mogelijkheden, onder andere met het instellen van onze voicemail en openingstijden. Dat was voor ons echt een eyeopener.”
Eén onderdeel van die oplossing springt er voor Janneke uit. “Gamma Communications zorgde voor een koppeling tussen onze telefonie en ons CRM-pakket Realworks. Dat ze dat kunnen, was destijds een belangrijke reden om voor Gamma te kiezen. Als meneer Jansen nu belt, dan zien we dat meteen in ons scherm, met alle informatie die in ons CRM-systeem staat. Daarmee kunnen we klanten beter, op een meer persoonlijke manier te woord staan.”
Begrijpelijke uitleg
De oplossing zelf zorgt voor tevredenheid, maar Janneke is misschien nog wel meer tevreden met de manier van samenwerken. “Het is fijn om zo ontzorgt te worden. Telpoint regelt alles voor ons. Telefoons voor nieuwe medewerkers worden als service gewoon bij ons op kantoor gebracht. Bij vragen kan ik ook altijd bij Telpoint terecht. Dat Telpoint in de buurt zit, is een groot voordeel. Daardoor heb je vaker en makkelijker face-to-face contact.” Maurice is het daarmee eens. “Als je bij elkaar zit, dan bespreek je meer dan in een digitale call. Dat is één van de redenen waarom we, naast een aantal landelijke klanten, graag samenwerken met mooie mkb’ers uit onze regio.”
Bij technische vragen kan Janneke ook direct contact opnemen met de backoffice van Gamma Communications. ( Dat doet ze dan ook regelmatig). “Ze bieden heel goede service, met fijne mensen die begrijpen wat ik bedoel. Ik ben zelf absoluut niet technisch. Bij andere leveranciers krijg ik vaak mensen aan de telefoon die het niet uit kunnen leggen op een manier die ik begrijp. Dat lukt Gamma wel. Iedereen is heel toegankelijk en open.”
Snel en makkelijk
Telefonie is cruciaal voor Jillis Baggerman makelaardij. Janneke: “We worden veel gebeld. Als de telefonie eruit ligt, begint iedereen hier te mopperen. Als er een keer een storing is, wat niet vaak gebeurt, dan zijn zowel Telpoint als Gamma zeer goed bereikbaar. Het is heerlijk dat de lijntjes zo kort zijn.”
Jillis Baggerman makelaardij en Estaete gebruiken hetzelfde platform. Janneke: “Alles zit onder één dak en dat is voor ons een groot voordeel. Ik kan voor beide bedrijven de zaken regelen, zonder dat ik steeds opnieuw moet inloggen. Het is ook heel prettig dat iedere medewerker de telefoon snel en makkelijk door kan schakelen naar zijn of haar mobiel.”
Open Huizen Dag
‘Snel en makkelijk’ zijn volgens haar sowieso twee woorden die op zijn plaats zijn, zo legt ze met een voorbeeld uit. “Bij een Open Huizen Dag moeten we natuurlijk bereikbaar zijn. Dat is vaak op zaterdag, een dag waarop we normaal gesproken gesloten zijn. Met dit systeem kunnen we de telefonie heel makkelijk zelf openzetten.” Maurice knikt instemmend. “Als ik het vergelijk met andere platformen, dan is de userinterface van Gamma erg eenvoudig in het gebruik.”
Janneke is blij met de oplossing, dat ze eigenlijk voor nu geen toekomstwensen heeft. “Alles wat we nodig hebben, zit erin. We komen niets tekort.” Andersen ziet nog wel een mogelijkheid. “Stel dat er bij jullie een nieuwe vestiging bijkomt, dan kunnen we heel makkelijk opschalen.” Janneke lacht. “Die plannen hebben we op dit moment niet, maar wel goed om te weten dat ook dat mogelijk is.”