Telefonische klantenservice is voor veel bedrijven van cruciaal belang in de bedrijfsvoering. Klanten die goed geholpen worden en tevreden zijn plaatsen immers bestellingen en keren terug, en zij die ontevreden zijn zullen vermoedelijk de concurrent opzoeken. Het is daarom van groot belang om de telefonische klantenservice optimaal te laten presteren.
Een goede telefonische klantenservice is vitaal voor de meeste bedrijven om klanten goed te informeren, te helpen met het beantwoorden van vragen en uiteindelijk (opnieuw) te laten bestellen. Daarom is het dan ook van groot belang dat de klantenservice optimaal functioneert. Zowel de bemensing ervan als de infrastructuur zelf.
Een professionele klantenservice
Om de klantenservice zo optimaal mogelijk te maken moet je als ondernemer zorgen voor een professionele klantenservice, door sommige bedrijven ook wel een Klant Contact Center (KCC) genoemd. Bij een professionele klantenservice horen een aantal zaken, die allemaal op orde moeten zijn om klanten op de best mogelijke manier te woord te kunnen staan en te kunnen bedienen.
Geschikte bemensing aan de telefoon
Allereerst moet je natuurlijk zorgdragen voor de juiste mensen aan de telefoon of chat. Medewerkers die weten hoe de producten of diensten die het bedrijf verkoopt of aanbiedt werken en dit op een nette, beleefde manier in duidelijke taal kunnen overbrengen en het geduld hebben om klagende of vragende klanten te woord te staan. Bovendien dienen er voldoende mensen beschikbaar te zijn om alle lijnen tijdig te kunnen beantwoorden.
Een feilloze infrastructuur
Een tweede aspect van een perfect draaiend en professioneel KCC is de infrastructuur. Daarbij zijn bereikbaarheid en de kwaliteit van de lijnen essentieel. Een klantenservice die voortdurend in gesprek slaat, storingen vertoont of slechte verbinding heeft kan immers op weinig begrip van de bellende klant rekenen. Veel bedrijven gebruiken het platform van Microsoft Teams als basis van hun KCC en maken daarbij gebruik van de vele mogelijkheden die Microsoft Teams phone klantenservice biedt, met diensten zoals Operator Connect of Direct Routing.
Meer opties voor een goede klantenservice
Een contactcenter gebaseerd op het platform van Microsoft Teams phone klantenservice biedt echter nog veel meer opties die cruciaal of handig zijn voor het goed functioneren van de klantenservice en dus voor het tevreden houden van klanten. Zo is het mogelijk om het platform uit te breiden tot een omni-channel contact center, waarbij niet alleen telefoon, maar ook WhatsApp, Facebook, Webchat en SMS (tekstberichten) naadloos met elkaar worden geïntegreerd om de klant nog meer contactmogelijkheden te kunnen bieden.
Het platform biedt de backoffice ook een veelheid aan mogelijkheden om de klantenservice aan te sturen. Via de handige software die Microsoft Teams biedt is het mogelijk om inzicht te krijgen in alle inkomende gesprekken en de bereikbaarheid van medewerkers en daar kan natuurlijk op gestuurd worden. Ook is het mogelijk om via API contactgegevens direct inzichtelijk te maken voor de operator die dat weer kan gebruiken in het gesprek met de klant.
Microsoft Teams phone voor professionalisering van de klantenservice
Met alle mogelijkheden en de stabiliteit van het platform is Microsoft Teams Phone dus het ideale platform om de klantenservice te verbeteren en te optimaliseren om zodoende een geweldige customer experience neer te zetten en blije klanten te hebben en te houden.
