Microsoft Teams Telefonie: de functies & voordelen

Op 14 maart 2017 werd tijdens een webcast vanuit Microsoft HQ de dienst Microsoft Teams formeel gelanceerd. Microsofts antwoord op Slack was gebouwd. Voortbordurend op de principes van het stimuleren van samenwerking en het samenbrengen van teams in een veilige en gemoderniseerde omgeving. Tegen het einde van 2019 gebruikten 20 miljoen gebruikers het platform dagelijks; zodra 2022 aanbrak, was dat aantal gesprongen naar 270 miljoen actieve maandelijkse gebruikers.

Een belangrijk onderdeel van Teams is de ondersteuning voor Voice over Internet Protocol (VoIP)-communicatie. Waardoor gebruikers het internet kunnen gebruiken om gesprekken te voeren en te ontvangen op vaste lijnen, mobiele telefoons of op de Teams-app zelf. Nu steeds meer bedrijven Teams gebruiken als hun standaard berichten- en samenwerkingsplatform, is de vraag gerechtvaardigd waarom organisaties vertrouwen stellen in Teams. Welke functies en voordelen krijgen bedrijven door Teams te gebruiken, in het bijzonder de VoIP-mogelijkheden?

Productiviteit verhogen

Nu werknemers meer dan 3600 keer per dag tussen apps en vensters schakelen, is het voor bedrijven van vitaal belang om dit verlies aan productiviteit tegen te gaan en oplossingen te bieden die hun communicatie- en samenwerkingsinspanningen verenigen. Microsoft beschrijft Teams als een ‘hub voor teamwerk’, waarin werknemers de tools kunnen vinden om te chatten, te bellen en te vergaderen op één centrale plek.

Effectieve communicatie is van vitaal belang voor een bedrijf en hun streven naar succes, omdat werknemers verbonden blijven zonder voortdurend te hoeven schakelen tussen een groot aantal toepassingen. Gegevens zijn beschikbaar op aanvraag, met functies zoals het delen van schermen en instant messaging die interactie aanmoedigen op een platform dat verder wordt versterkt door VoIP.

Een kosteneffectieve manier om samen te werken

Het stroomlijnen van tools en apps op een enkel platform garandeert niet alleen productiviteit, maar bespaart ook kosten bij het aanleggen van een telefonie-infrastructuur. Studies hebben aangetoond dat bedrijven gemiddeld 50-75% besparen op de overstap naar een VoIP-dienst, wat bijzonder gunstig is voor kleinere ondernemingen die willen groeien en uitbreiden. Hoogwaardige, Cloud gebaseerde, telefoongesprekken zorgen ook voor verdere besparingen op reiskosten en een beter tarief voor langeafstandsgesprekken.

Afstappen van traditionele apparatuur, zoals telefooncentrales, betekent lagere onderhoudskosten en minder licentiekosten bij gebruik van meerdere programma’s. Op internet gebaseerde oproepsystemen vereisen alleen een stabiele verbinding, en de capaciteit om een groot aantal oproepen te verwerken, het maakt het ook overbodig om extra telefoonlijnen te gebruiken. Als een bedrijf wil uitbreiden, voorziet VoIP al in de infrastructuur die daarvoor nodig is.

Schaalbaarheid voor elk bedrijf

Als bedrijven hun activiteiten uitbreiden, is het essentieel dat de juiste infrastructuur aanwezig is om het groeiende aantal werknemers en klanten te ondersteunen. Organisaties moeten klaar zijn om een groter volume aan oproepen te verwerken met als doel een aangenamere ervaring te bieden aan agents en consumenten. Aangezien de tevredenheid van beide partijen van vitaal belang is voor de voortdurende groei van het bedrijf, moet een robuuste en betrouwbare manier van communiceren aanwezig zijn.

De schaalbaarheid van VoIP-oplossingen kan op lange termijn van vitaal belang blijken wanneer rekening wordt gehouden met het toekomstige wel en wee van een bedrijf en de uitstaande kosten van een telefonie-infrastructuur. Ze kunnen op- of afgeschaald worden naargelang de behoeften van het bedrijf, waarbij de providers flexibele tarieven garanderen wanneer een bedrijf beslist hoe het verder wil gaan. De Cloud gebaseerde aard van VoIP-systemen maakt het voor bedrijven zelfs gemakkelijker om nauwkeurig te schalen en te beoordelen hoe groot hun telefonie-infrastructuur moet zijn, en om een flexibelere manier van werken te bieden.

Flexibele communicatiemogelijkheden

Bedrijven gebruiken nu werkmodellen die zowel remote als hybride werken ondersteunen. Dit betekent dat er een grotere behoefte is aan flexibele oplossingen. Gezien het feit dat drie op de vijf werkgevers het hybride werken hebben zien toenemen ten opzichte voor de pandemie, is de noodzaak om zich aan te passen groter dan ooit. Bij gebruik van een VoIP-oplossing volstaat een stabiele internetverbinding om werknemers op afstand te laten werken alsof ze op kantoor zijn.

Werknemers kunnen hun vermogen om flexibel te werken vergroten met oplossingen die worden ondersteund op smartphones, wat betekent dat ze letterlijk onderweg kunnen werken. Voor gebruikers van Microsoft Teams is de mogelijkheid om gesprekken van het ene apparaat naar het andere door te schakelen zeker gunstig bij het vinden van een telefonieoplossing die flexibiliteit voor agents garandeert. Werknemers losmaken van hun bureau lijkt misschien ontmoedigend en in strijd met de norm van kantoorwerk, maar de mogelijkheid bieden om op afstand te werken kan voordelig zijn omdat er meer nadruk wordt gelegd op werknemers en hun mentale welzijn.

Gegarandeerd hoogwaardige CX

Uit de in 2020 uitgevoerde ACA Survey bleek dat 96% van de klanten een bepaald bedrijf zou verlaten voor een slechte klantervaring. Deze ontmoedigende statistiek maakt het belangrijker dan ooit voor een bedrijf om ervoor te zorgen dat hun CX werkt en de klanten niet laat stranden. Diensten die oproepen tijdig naar de juiste afdeling kunnen leiden, zijn veel meer gewild, vooral wanneer agents rechtstreeks toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.

Het bijhouden van gesprekken kan belangrijke inzichten opleveren over hoe een organisatie haar CX verder kan verbeteren. Managementrapportage maakt het mogelijk om op de juiste gebieden actie te ondernemen en een nog betere service voor zowel klanten als agenten te garanderen. Door deze potentiële probleemgebieden onmiddellijk aan te pakken, blijven agenten niet gefrustreerd achter met deze tekortkomingen, wat op zijn beurt de klantervaring verbetert en een veel soepelere en gestroomlijnde CX garandeert.

Teams-telefonie voor bedrijven

Gamma heeft inmiddels meer dan 15 jaar ervaring in het leveren van op spraak gebaseerde oplossingen die in Microsoft Teams kunnen worden geïntegreerd. Het feit dat Teams blijft groeien in populariteit en bedrijven tal van functies en voordelen biedt, betekent dat Gamma zich in een uitstekende positie bevindt om bedrijven in staat te stellen het meeste uit Teams te halen. Er is een goede reden waarom Gamma de toonaangevende provider bedrijfscommunicatie is van Nederland.

Wil je meer weten over hoe Gamma de manier waarop uw bedrijf samenwerkt via Microsoft Teams kan verbeteren? Bezoek onze speciale Microsoft Teams-telefonie pagina, en ontdek hoe Gamma een echt het verschil kan maken.