Hybride werken heeft een grote vlucht genomen. Waar we een aantal jaar geleden nog dagelijks op kantoor werden verwacht, zien veel werkgevers nu in dat hun werknemers ook thuis prima kunnen werken. Een belangrijke voorwaarde voor thuiswerken is echter wel dat er voldoende overlegmogelijkheden zijn. Microsoft Teams is tegenwoordig uitgegroeid tot een van de populairste communicatie- en samenwerkingsapplicaties voor bedrijven. En het mag duidelijk zijn: Microsoft Teams biedt tal van voordelen. Toch is het belangrijk om bij het gebruik van Teams beveiliging en privacy serieus te nemen.
Een goede beveiliging in Microsoft Teams
Een van de belangrijkste aspecten van beveiliging in Microsoft Teams is het beschermen van bedrijfsgegevens. Gevoelige informatie wordt vaak gedeeld via chats en bestandsdeling. Om het optimale uit Teams te halen is het van cruciaal belang dat de toegangsrechten en beveiligingsinstellingen op de juiste manier worden geconfigureerd. Zo kun je voorkomen dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot gevoelige informatie. Ook het voorkomen van een data lek is van groot belang. Doordat Microsoft Teams de mogelijkheid biedt om bestanden en gegevens te delen, is het belangrijk om hiervoor een duidelijk beleid op te stellen. Je wilt namelijk niet dat die data onderschept wordt door bijvoorbeeld hackers of andere onbevoegden. Wat de beveiliging extra lastig maakt is het feit dat vaak veel medewerkers toegang hebben tot Teams. En dan ook vaak nog vanaf verschillende apparaten. Het beheer en toegangscontrole van al deze apparaten is daarom extra belangrijk. Zorg er als organisatie voor dat alleen geautoriseerde apparaten toegang hebben tot Teams. Ook is het handig om de mogelijkheid te hebben om apparaten op afstand te beheren en te wissen bij bijvoorbeeld verlies of diefstal.
Het belang van privacy in Teams
Wist je dat privacy een fundamenteel recht is? Organisaties moeten ervoor zorgen dat de gegevens van hun medewerkers en klanten binnen Teams worden beschermd. Dit betekent dat gebruikerscontroles moeten worden ingesteld om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot bepaalde gegevens. Daarbij moeten organisaties ook transparant zijn over hoe zij persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan binnen Teams. Het is belangrijk dat gebruikers de mogelijkheid krijgen hiervoor wel of geen toestemming voor te geven. Is er een wijziging in het privacy beleid? Dan moeten de medewerkers daar ook van op de hoogte worden gesteld. En als je het hebt over privacy, Teams, uitbreidingen in Teams en andere programma’s waarin data verzameld of gedeeld worden, valt al snel de term AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Als bedrijf moet je ervoor zorgen dat je voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van privacy.
Hoe Microsoft Teams privacy handhaaft
Er zijn verschillende manieren waarop je in Teams privacy kan handhaven. Ten eerste kun je Multi-Factor Authenticatie (MFA) instellen. Daarmee creëer je een extra verificatiestap in het aanmeldproces, zoals het invoeren van een code of het laten scannen van je vingerafdruk. Het is ook belangrijk om als organisatie beleidsregels op te stellen als het gaat om toegang van gasten. Welke gegevens mogen externen wel of niet zien? Aan te raden is om de rechten en toegangsniveaus aan te passen per groep gebruikers. Eigen werknemers hebben bijvoorbeeld meer rechten dan gastgebruikers. Handig om te weten: Teams maakt gebruik van versleuteling, om gegevens te beschermen tijdens overdracht en opslag. Zorg ervoor dat die encryptie is ingeschakeld, zeker bij klantgesprekken of gesprekken met collega’s over vertrouwelijke onderwerpen. En houd er rekening mee dat in Microsoft Teams privacy handhaven geen kwestie is van een keer alles inrichten en er daarna niet meer naar omkijken. Continu toezicht en het regelmatig uitvoeren van benodigde updates zijn van essentieel belang. Zorg er dus voor dat medewerkers hiervan ook het belang inzien, zodat zij Teams op de juiste wijze gebruiken. Samen zorg je voor een veilige en beveiligde online werkomgeving.
